El respaldo necesario para sostener el crecimiento continuo de la empresa.
“Con la adopción de Microsoft Dynamics AX, Totto se profesionalizó; estamos camino a ser una gran empresa y contar con el respaldo de una solución de estas características para la gestión es esencial. Hemos logrado reducir los tiempos de despacho a nuestras tiendas y distribuidores en más de un 20%
Resumen
Región: Guatemala
Industria: Retail
Perfil del cliente
Totto es un retail multinacional de moda que ofrece una amplia gama de maletines, morrales, mochilas, bolsos, ropa y accesorios de calidad y estilo.
Situación Inicial
La gestión de la operación cotidiana se realizaba con muchos procesos manuales, y el crecimiento constante de la compañía exigía una solución world class.
Solución
Implementación de Microsoft Dynamics AX.
Beneficios
- Profesionalización y respaldo en el manejo de información del negocio, para sostener el crecimiento.
- Reducción tiempos de despacho a tiendas en 20%.
- Registro contable de ventas automatizado.
- Mayor consistencia de datos y confiabilidad de la información.
- Mejoras en la gestión de inventario.
“Toda la información va quedando registrada en Dynamics AX; de esta manera, nos aseguramos disponer de los datos necesarios para la operación en tiempo real.”
- Philip O’Shea, CFO.
Situación
Totto es un retail multinacional de moda que ofrece una amplia gama de maletines, morrales, mochilas, bolsos, ropa y accesorios de calidad y estilo. La Casa Matriz está en Colombia y tiene más de 550 puntos de venta en 35 países en 4 continentes. Es una organización que emplea cerca de 3.000 personas en Asia a través de proveedores y 8.000 personas en Latinoamérica y Europa entre franquicias, distribuidores, satélites, proveedores y personal propio. Tiene un centro de distribución y logística en Colombia de 45.000 metros cuadrados. Está próxima a cumplir 30 años en el mercado.
La franquicia en Guatemala, Tendencia SA,, tiene 15 años en el mercado, 36 puntos de venta, 250 distribuidores y 7 cadenas, Aporta más de 500.000 unidades vendidas al año a las ventas globales de Totto.
El crecimiento constante de la compañía, basado en una fase del negocio de captura de crecientes segmentos del mercado, exigía la adopción de un sistema integral de gestión centralizada, que permitiera agilizar y automatizar procesos. El volumen de información generado cotidianamente y la diversificación de operaciones requerían de un sistema que cubriera todos los procesos del negocio. Como sucede en muchas ocasiones, inicialmente se implementó una solución exclusivamente para el área financiera, pero rápidamente se entendió que era necesario ampliar el alcance a toda la empresa.
Con estas premisas, se buscó una herramienta escalable, flexible para ajustarse a las particularidades de cada mercado, y que tuviera una buena integración con la contabilidad de la organización; entre las alternativas evaluadas, se consideró la oferta de un proveedor chileno con SAP, y la de la firma INSYSS que integra productos de Microsoft Dynamics con una solución vertical para la gestión de las actividades agrícolas.
Solución
Implementamos primero Microsoft Dynamics AX 2009, luego pasamos a 2013 y más tarde, incluso antes que en la casa matriz, pasamos a la versión R3. Tras elegir a INSYSS como partner tecnológico, emprendimos la tarea de hacer una implementación integral, reemplazando todo lo anterior. En menos de un año, y con una breve interrupción en nuestra temporada alta de diciembre y enero, tuvimos operativa una solución para todas las áreas de la administración central de la compañía”, agrega Wilmar Díaz, Director de Tecnología en Guatemala.
Totto ofrece una amplia variedad de diseños propios; posee un catálogo de productos de calidad que se adaptan a diferentes necesidades del consumidor. “Al momento del inicio del proyecto tuvimos que contemplar los diferentes procesos de negocios y la articulación tanto con los proveedores como con las tiendas. Se incorporó toda la lista de artículos, sus diferentes características, el stock, las promociones para clientes finales y para empresas, como así también se diseñaron los circuitos de flujo de información y autorizaciones para cada proceso”, recuerda Díaz
Se implementaron todos los módulos de gestión financiera de Dynamics AX, inventario, facturación y logística. “Elegimos realizar una configuración estándar, aprovechando las funcionalidades nativas de la solución, personalizando sólo la interfaz para que estuviera acorde a algunas características particulares de nuestra organización. Entendimos que esto nos simplificaba futuras actualizaciones de producto, para contar siempre con las últimas versiones y sus características. Por ejemplo, la implementación de R3 nos brindó más opciones en la gestión de transportes y bodegas, que nos permitirá desarrollar un sistema de picking con dispositivos móviles próximamente, como así también nos brindaba importantes posibilidades para la gestión de los puntos de venta”, amplía Zauner.
La elección de INSYSS como socio para la implementación estuvo relacionada con su experiencia en proyectos con Microsoft Dynamics y la presencia local para acompañar todo el proceso y la evolución posterior; además, se fue construyendo una relación entre cliente y proveedor, especialmente a partir de la inversión de tiempo y recursos que hizo INSYSS en conocer el negocio de Totto, para hacer un buen planeamiento del proyecto. “La verdad es que apreciamos el gran profesionalismo y el buen vínculo con ellos. Se cumplieron los plazos y costos previstos, y aprendimos mucho durante el tiempo que trabajamos juntos”, señala Wilmar Díaz. El éxito de la implementación en Guatemala, llevó a que el modelo se compartiera con la franquicia de España, donde ya está implementado la misma solución
Beneficios
Con la adopción de Microsoft Dynamics AX, Totto se profesionalizó; estamos camino a ser una gran empresa y contar con el respaldo de una solución de estas características para la gestión es esencial. Hemos logrado reducir los tiempos de despacho a nuestras tiendas y distribuidores en más de un 20%, y ya prevemos nuevas ventajas en el futuro próximo”, afirma el Gerente General. La compañía crece a una tasa promedio del 20% anual, incrementa sus puntos de venta y la cantidad de clientes de manera continua.
Ahora toda la facturación se realiza con registro contable automatizado, sin dobles tareas ni inconsistencias de datos, lo que agiliza el funcionamiento cotidiano y pone a disposición de la gerencia información confiable en tiempo real. “La gestión de inventario se ha optimizado y eso es muy importante. Para el personal, también ha sido una buena noticia; pudieron adaptarse fácilmente al uso del sistema gracias a una interfaz amigable y sus tareas cotidianas se han simplificado. Es indudable el beneficio de contar con una herramienta integrada”, amplía el ejecutivo.
La compañía crece de manera constante, ha incorporado personal y tiene un nivel superior de organización interna y procesos refinados que habilitan un alto nivel de eficiencia. En poco tiempo se duplicó la cantidad de usuarios de Dynamics AX. En cuanto a la información financiera, se logró reducir en un 50% el tiempo para la entrega de informes al Directorio, gracias al registro centralizado de datos.
